Una única oferta llave en mano para un almacén automático se queda a menudo atascada en la aprobación interna del cliente: el total supera lo que el responsable del proyecto puede firmar, compras no puede comparar las partidas y nadie quiere asumir con una sola firma el riesgo de una tecnología nueva. Nuestro consejo es dividir la oferta en un contrato base más opciones con precio, probar primero el equipo o el proceso nuevo en un proyecto piloto y construir por fases. El contrato base cubre el alcance del que el integrador responde con un rendimiento de extremo a extremo; todo lo que se pueda comparar, aplazar o comprar directamente el cliente pasa a las opciones.
La respuesta breve
- El contrato base cubre el alcance en el que el integrador responde del rendimiento de extremo a extremo, incluidas las interfaces con los suministros del cliente, las responsabilidades de ensayo y las exclusiones; las partidas estándar, comparables o aún sin definir pueden figurar como opciones con precio unitario y plazo de validez.
- En un almacén automático por fases, congele primero el diseño de la fase final y compruébelo frente a los requisitos estructurales, sísmicos y de protección contra incendios locales; después, la primera fase reserva espacio, cargas de solera e interfaces para la capacidad final, la potencia eléctrica y las licencias de software se amplían por etapas, y las reglas de precio de la ampliación se fijan en el contrato.
- Un piloto con un AGV o un tramo de línea separa en dos decisiones «¿funciona aquí la tecnología?» y «¿compramos el sistema completo?»; el contrato del piloto debe fijar los criterios de aceptación y las condiciones en que el importe del piloto se abona a cuenta de la compra principal.
Por qué las ofertas llave en mano se atascan en la aprobación
El total es el motivo más evidente. Los clientes aprueban el gasto por niveles, y un precio completamente agrupado supera con facilidad el nivel que puede firmar el responsable del proyecto. El proyecto se para entonces en la fase de solicitud de CapEx.
El segundo motivo es la credibilidad. Un patrón frecuente: la primera propuesta carga en el precio todas las partidas auxiliares y el total sobrepasa las expectativas del cliente. Luego se revisa el diseño, el precio baja mucho y el departamento financiero del cliente empieza a preguntarse cuánto colchón llevaba la primera versión. A partir de ahí, finanzas da por hecho que todas las ofertas posteriores también lo llevan.
Compras es el tercero. Palés, contenedores y servidores tienen cada uno sus propias reglas de comparación en el lado del cliente, y si quedan enterrados en el precio del sistema, compras puede pedir que se desglosen línea por línea. Si además se trata de un primer proyecto de automatización, o del primer uso de un tipo de vehículo concreto, firmado como contrato de alcance completo, todo el riesgo técnico recae en una sola firma.
Dónde trazar la línea entre contrato base y opciones
Dividimos el alcance preguntando quién garantiza la capacidad. Quien responda de la capacidad en hora punta, de la precisión y de la disponibilidad debe tener en el contrato base los equipos, el control y el software relacionados, junto con las interfaces, las responsabilidades de ensayo y las exclusiones de los suministros del cliente. Todo lo demás puede convertirse normalmente en una opción, siempre que su interfaz y su especificación queden por escrito.
No exprese un objetivo de rendimiento con una sola cifra. Junto a ella deben figurar las condiciones de ensayo: la mezcla de productos y de unidades de carga, el régimen de turnos, cuánto dura la punta, si cuentan las paradas programadas y cómo se calculan la capacidad y la disponibilidad.
| Partida | Ubicación recomendada | Motivo | Qué fijar al firmar |
|---|---|---|---|
| Transelevadores, lanzaderas, transportadores, clasificadores y demás equipos principales | Contrato base | Determinan directamente la capacidad | Objetivos de rendimiento y método de recepción |
| Control, WCS, interfaces con WMS / ERP | Contrato base | Repartir la responsabilidad de la puesta en marcha entre varias partes invita a culparse unos a otros | Lista y cantidad de interfaces |
| Estanterías y estructura metálica de un edificio autoportante | Contrato base | Ligadas directamente a la precisión de funcionamiento de los equipos | Responsabilidad de los cálculos de cargas, tolerancias y sismo |
| Palés, contenedores / cubetas | Opción | Productos estándar; los clientes suelen comprarlos y compararlos directamente | Dimensiones y tolerancias en el anexo técnico del contrato base |
| Servidores, equipos de red, terminales portátiles | Opción | El departamento de TI del cliente suele tener su propia norma de compra | Especificación mínima; quién instala el software del sistema |
| Entreplantas metálicas, pasarelas | Opción | Pueden fabricarse localmente; a menudo necesitan aprobación estructural local | Cargas y cotas de interfaz con los equipos |
| Personalización del WMS, informes a medida | Opción | El alcance de los requisitos tiende a moverse | Tarifa diaria y fecha de congelación de requisitos |
| Vehículos adicionales, paquetes de repuestos, servicio ampliado | Opción | Crecen con el volumen de negocio | Precio unitario, validez, fecha límite de pedido |
Una opción no es un «ya lo hablaremos». El precio unitario, la cantidad y la validez deben fijarse al firmar, y al cliente se le factura lo que realmente pida; los hitos de pago pueden acordarse por separado del contrato base.
Una vía más segura es emitir dos ofertas a la vez, una llave en mano y otra con las partidas auxiliares compradas por el cliente, para que finanzas vea exactamente dónde está la diferencia, y después firmar el contrato base más las opciones. Un ejemplo práctico típico: los palés, los contenedores y la entreplanta metálica van a opciones. Los AGV que abastecen la planta de producción también pueden ser una opción, siempre que no determinen la capacidad del AS/RS y que el tipo de vehículo siga abierto en el momento de la firma. El cliente conserva el control y puede comparar precios, y el precio base es mucho más fácil de mantener.
Si el cliente compra sus propios soportes de carga, el anexo técnico debe indicar las dimensiones, las tolerancias y el diseño de la base de los palés o contenedores. De lo contrario, las averías causadas por los soportes acaban en una disputa sobre quién respondía de la interfaz.
Separar opciones no debe convertirse en un recorte de alcance encubierto. Recortar alcance puede ganar una licitación, pero solo cuando lo recortado es redundancia o una especificación poco razonable. Esto no se puede recortar: los elementos que hacen de cuello de botella, el respaldo de los puntos únicos de fallo críticos, los resguardos de seguridad, las reservas de interfaz y los repuestos. En el software, acuerde la entrega de documentación, descripciones de interfaces, copias de seguridad de programas y configuraciones de parámetros, utilice el depósito del código fuente en custodia (escrow) cuando haga falta e indique quién es titular de la propiedad intelectual. Cada vez que se recorte una partida, vuelva a calcular la capacidad en hora punta frente a los objetivos de rendimiento. Si un objetivo ya no se puede cumplir, señálelo en la propuesta junto con la medida correctora, en lugar de discutirlo en la recepción.
Construcción por fases: qué debe reservar la primera fase
Que construir por fases ahorre dinero depende de lo que reserve la primera fase. La condición previa es un diseño de fase final congelado y comprobado frente a los requisitos estructurales, sísmicos y de protección contra incendios locales; si las autoridades emiten la aprobación formal fase por fase, cada fase necesita la suya. Sobre esa base, la obra civil y las interfaces se dimensionan para la capacidad final, la potencia eléctrica y las licencias se amplían según el plan de expansión y se fijan las reglas de precio de la ampliación. Cada fase mantiene sus propias pruebas de aceptación.
La obra civil conviene hacerla una sola vez. La planitud y la capacidad de carga del suelo en la zona de la segunda fase se terminan en la primera; los planos de huecos en muros y pasos de forjado para elevadores y transportadores se entregan al arquitecto y al ingeniero de estructuras en la primera fase; los rociadores automáticos se diseñan para la disposición y la configuración de almacenamiento finales según la normativa local contra incendios, de modo que la segunda fase no obligue a rehacer la instalación. Los conceptos basados en vehículos, como la lanzadera de cuatro vías o los robots de manipulación de cajas, pueden empezar con menos vehículos y añadir más después. Los transelevadores son otra cosa. En un edificio autoportante, o en uno sin vano reservado para la ampliación, el número de pasillos queda prácticamente fijado en la primera fase. Si no se da ninguno de los dos casos, la primera fase tiene que dejar la cimentación de los raíles y el espacio para los pasillos de la segunda.
Las interfaces y el control también siguen el diseño final. Los transportadores llevan puntos de conexión, el WCS reserva números de puesto y de equipo para la segunda fase, y la interfaz WMS-ERP se diseña en torno a los objetos de negocio de la fase final. Las posiciones de los cuadros eléctricos, los recorridos de cables y los circuitos se reservan para la fase final; los transformadores y la infraestructura de carga pueden dimensionarse para la carga de la primera fase, dejando por escrito la vía de ampliación; las E/S del PLC y los puertos de los conmutadores conservan reservas libres. Cualquier aumento de la potencia contratada queda sujeto a la aprobación de la compañía eléctrica local.
Las licencias de software son otro punto de fricción habitual en la segunda fase. La gestión de flota suele licenciarse por vehículo, y un WMS, por usuario o por puesto. La primera fase no tiene por qué comprar la licencia completa de la fase final, pero el contrato debe indicar el precio unitario o el método de cálculo de las licencias de la segunda fase y durante cuánto tiempo es válido, y exigir la entrega de la documentación de interfaces, las copias de seguridad de los programas y las configuraciones, para que la segunda fase no quede atada al proveedor original. Con la entrega no basta: el contrato también debe cubrir los archivos editables de proyecto y fuente, las contraseñas, el software de ingeniería y sus licencias, el procedimiento de restauración y el derecho del cliente a usar y modificar todo ello. Un problema conocido en el sector: el proveedor de un equipo comprado a terceros no entrega los programas en la recepción y, cuando el equipo original se dispersa, nadie puede mantener la máquina. Por eso la entrega de programas y configuraciones debe tratarse de forma explícita.
Cómo llevar un piloto y si su importe se puede abonar
Un piloto tiene sentido en un primer proyecto de automatización, cuando las condiciones del suelo o del producto son inciertas o cuando interviene un tipo de vehículo o un proceso nuevo. Puede ser una sola carretilla autónoma AGV con su software de flota en una ruta real, un tramo de transportador, un único puesto de picking o una prueba de prototipo en la fábrica del proveedor.
Un ejemplo práctico típico: una planta que automatiza por primera vez el abastecimiento de material tiene un diseño basado en tres AGV, pero el presupuesto solo alcanza para aprobar un vehículo piloto. El piloto es, por tanto, «software más un AGV». Antes de empezar, celebre una revisión de riesgos AMFE (FMEA). Una reunión así suele detectar que funciones como la detección de obstáculos en la posición de descarga no forman parte del alcance estándar del vehículo y deben listarse aparte. También recomendamos revisar el suelo antes de comprometerse: medir su planitud frente a las tolerancias del fabricante del vehículo y después probar un vehículo de demostración en la ruta real.
El contrato del piloto debe fijar cuatro cosas: los criterios de ensayo, la duración del ensayo, quién aporta el material de prueba y el importe del piloto con sus condiciones de abono. El importe puede abonarse a cuenta de la compra principal, con una validez declarada para el abono y una regla sobre qué ocurre con el equipo y con el importe si no hay compra. Las funciones de seguridad, como la detección de personas, deben verificarse según la ISO 3691-4 a partir de una evaluación de riesgos; sus funciones de control relativas a la seguridad deben alcanzar el nivel de prestaciones requerido fijado conforme a la ISO 3691-4, diseñarse según la ISO 13849-1 y validarse según la ISO 13849-2. No son funciones de aplicación opcionales. Las funciones de aplicación, como la detección de ocupación de la posición de descarga y la detección de obstáculos, se listan aparte y se incluyen en la recepción.
No espere que un vehículo de demostración o un tramo de línea demuestren el sistema completo. Demuestran que la máquina individual y el proceso funcionan. Los problemas de sistema, como la congestión entre vehículos o las colas en punta, no se ven en un piloto, y la capacidad del sistema sigue teniendo que demostrarse con simulación y cálculo.
Condiciones que conviene cerrar antes de firmar
Durante las aclaraciones técnicas compensa emitir un registro de cambios con cada revisión del diseño. Recoge las altas, las bajas y los cambios de especificación respecto a la versión anterior, con su efecto en el coste y dónde va cada partida: contrato base, opción o alcance propio del cliente. Esto ayuda a limitar los cambios en el precio base, sin perjuicio de los cambios de alcance y de la cláusula de revisión; la mayoría de las altas pasan a opciones y se facturan cuando se piden, y el cliente no se lleva sorpresas con subidas de precio de última hora. El registro de cambios final se convierte en anexo del contrato. No es raro que el registro tenga dos o tres revisiones en el último mes antes de la firma; mientras las altas vayan a opciones, el precio base suele moverse poco.
También hay que acordar la moneda y la validez. EMMANUEL suele ofertar en dólares estadounidenses, o en euros en proyectos europeos; es simplemente nuestra práctica. Los clientes, en cambio, aprueban a menudo en moneda local. La oferta debe indicar la moneda, el plazo de validez y la cláusula de revisión de precios. Si el ciclo de aprobación es más largo que la validez, acuerde de antemano cómo se prorroga, e indique por separado la validez del precio de las opciones de la segunda fase. Turquía restringe en determinados contratos entre residentes las obligaciones de pago expresadas en moneda extranjera o indexadas a ella, con excepciones según el tipo de contrato (compraventa de bienes, servicios, software) que dependen también de la condición de las partes, así que cada parte del contrato debe contrastarse con el texto oficial vigente (véanse las referencias). Pida a sus asesores financieros y jurídicos locales que confirmen la moneda de un contrato local antes de firmarlo.
Los proyectos grandes suelen enviarse en lotes según la secuencia de montaje, con pagos por envío ligados a cada lote, y cada lote indica sus condiciones de entrega (regla Incoterms®) y el punto de transmisión del riesgo. Si el pago es por crédito documentario, el artículo 31 de las UCP 600 permite los envíos parciales salvo que el crédito los prohíba, pero es mejor dejarlo indicado en el crédito.
La subcontratación local del montaje necesita límites claros. Quién descarga, quién mueve los materiales por la obra, quién iza, quién fabrica la entreplanta metálica, quién tiende los cables y quién coordina la instalación contra incendios, y quién responde ante el cliente de la calidad del montaje subcontratado localmente: todo ello va en el contrato.
Preguntas frecuentes
Tras dividir la oferta en contrato base y opciones, ¿sigue respondiendo el proveedor del rendimiento global? El proveedor responde de los objetivos de rendimiento dentro del alcance del contrato base, siempre que las partidas que compra el cliente cumplan las especificaciones del anexo técnico del contrato base. Por eso, en el momento de la división hay que dejar por escrito los requisitos de interfaz y de especificación de cada opción.
¿Pueden cambiar los precios de las opciones después de firmar el contrato? Dentro de la validez fijada en el contrato, los precios unitarios de las opciones deben mantenerse; después se aplica la cláusula de revisión de precios. Por eso cada opción debe llevar a la vez su precio unitario, su validez y su fecha límite de pedido.
Si el piloto no alcanza sus objetivos, ¿se pierde su importe? Depende del contrato del piloto. Una redacción habitual es que el importe se abona si se cumplen los objetivos y se realiza la compra principal, que no se devuelve si no hay compra, o que el equipo de prueba se trata según lo acordado. Todo esto debe quedar por escrito antes de que empiece el piloto.
¿Qué riesgo hay si compramos nosotros los palés y los contenedores? El principal es que las dimensiones, las tolerancias o el diseño de la base de los soportes no encajen con los equipos, de modo que se atasquen en el transportador y provoquen averías. Si los compra usted, incluya la especificación de los soportes en el anexo técnico del contrato base y haga controles por muestreo de las entregas a su llegada.
Los ejemplos prácticos son casos típicos. Las cifras de experiencia proceden de proyectos anteriores de nuestro equipo y solo sirven como primera orientación; cada proyecto se calcula con sus propios datos.
Referencias
- ISO 3691-4:2023, Industrial trucks: Safety requirements and verification, Part 4: Driverless industrial trucks and their systems: https://www.iso.org/standard/83545.html
- ISO 13849-1:2023, Safety of machinery: Safety-related parts of control systems, Part 1: General principles for design: https://www.iso.org/standard/73481.html
- ISO 13849-2:2012, Safety of machinery: Safety-related parts of control systems, Part 2: Validation: https://www.iso.org/standard/53640.html
- Boletín Oficial de Turquía (Resmî Gazete), 13 de septiembre de 2018, Decisión Presidencial n.º 85 (que modifica la Decisión n.º 32 sobre la protección del valor de la moneda turca): https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2018/09/20180913-7.pdf
- Boletín Oficial de Turquía (Resmî Gazete), 6 de marzo de 2025, Comunicado 2025-32/72 (que modifica el Comunicado de aplicación 2008-32/34 de la Decisión n.º 32): https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2025/03/20250306-6.htm
- Cámara de Comercio Internacional (ICC), reglas Incoterms® 2020: https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/
- Cámara de Comercio Internacional (ICC), DC Insight, consultas y respuestas, artículo 31 de las UCP 600 sobre disposiciones y envíos parciales: https://library.iccwbo.org/content/tfb/dcinsight/DCI_Vol15n1_QueriesAndResponses.htm
Somos el equipo técnico de EMMANUEL. Si quiere una segunda opinión, envíenos el plano de disposición, las cifras de hora punta y los pasos de su aprobación interna a través del formulario de contacto; con los datos de su proyecto podemos analizar con usted cómo dividir el contrato base, qué listar como opciones y cómo plantear las fases de construcción.