Aşamalı Depo Otomasyonu: Ana Sözleşme, Opsiyonlar ve Pilot Proje

Otomatik bir depo için tek bir anahtar teslim teklif, müşterinin şirket içi onay sürecinde çoğu zaman takılır: toplam, proje sorumlusunun imza yetkisinin üzerindedir, satın alma kalemleri karşılaştıramaz ve kimse yeni bir teknolojinin riskini tek bir imzayla üstlenmek istemez. Önerimiz, teklifi ana sözleşme artı fiyatlandırılmış opsiyonlar olarak bölmek, yeni ekipmanı veya süreci önce pilotla denemek ve aşamalı kurmaktır. Ana sözleşme, sistem entegratörünün uçtan uca performans sorumluluğu taşıdığı kapsamı içerir; karşılaştırılabilen, ertelenebilen veya müşterinin doğrudan alabileceği her şey opsiyonlara gider.

Kısa cevap

• Ana sözleşme, entegratörün uçtan uca performanstan sorumlu olduğu kapsamı; müşterinin temin edeceği kalemlerle arayüzleri, test sorumluluklarını ve hariç tutulanları içerir. Standart, karşılaştırılabilir veya henüz tanımlanmamış kalemler birim fiyat ve geçerlilik süresiyle opsiyon olarak listelenebilir.
• Aşamalı bir otomatik depoda önce nihai aşama tasarımını dondurun ve yerel statik, deprem ve yangın gereksinimlerine göre kontrol edin; ardından birinci aşama nihai kapasite için alan, zemin yükleri ve arayüzler ayırır, enerji ve yazılım lisansları aşama aşama eklenir ve genişleme fiyatlandırma kuralları sözleşmede sabitlenir.
• Tek bir AGV veya tek bir hat bölümüyle yapılan pilot, "teknoloji burada çalışıyor mu" ile "tüm sistemi alıyor muyuz" sorularını iki ayrı karara ayırır; pilot sözleşmesi kabul kriterlerini ve pilot bedelinin ana alımdan mahsup edileceği koşulları belirtmelidir.

Anahtar teslim teklifler onayda neden takılıyor

En belirgin neden toplam tutardır. Müşteriler harcamaları kademeli olarak onaylar ve tamamen paketlenmiş bir fiyat, proje sorumlusunun imzalayabileceği kademenin kolayca üzerine çıkar. Proje bu durumda yatırım (CapEx) talebi aşamasında durur.

İkinci neden güvenilirliktir. Sık görülen bir durum: ilk teklif tüm yardımcı kalemleri fiyata yükler ve toplam müşterinin beklentisini aşar. Ardından tasarım revize edilir ve fiyat sert biçimde düşer; müşterinin finans ekibi de ilk versiyonda ne kadar şişirme olduğunu düşünmeye başlar. O andan itibaren finans sonraki her teklifin de şişirildiğini varsayar.

Üçüncüsü satın almadır. Paletlerin, kasaların ve sunucuların müşteri tarafında her birinin kendi karşılaştırma kuralları vardır ve sistem fiyatının içine gömüldüklerinde satın alma bunların satır satır ayrılmasını isteyebilir. Buna bir de ilk otomasyon projesini veya belirli bir araç tipinin ilk kullanımını tam kapsamlı bir sözleşme olarak imzalamayı ekleyin; tüm teknik risk tek bir imzaya biner.

Ana sözleşme ile opsiyonlar arasındaki çizgiyi çekmek

Kapsamı, saatlik kapasiteyi kimin garanti ettiğini sorarak bölüyoruz. Pik saat kapasitesinin, doğruluğun ve kullanılabilirliğin arkasında kim duruyorsa ilgili ekipman, kontrol sistemi ve yazılım, müşterinin temin edeceği kalemler için arayüzler, test sorumlulukları ve hariç tutulanlarla birlikte onun ana sözleşmesinde olmalıdır. Geri kalan her şey, arayüzü ve spesifikasyonu yazılmak şartıyla genellikle opsiyon olabilir.

Bir performans hedefini tek bir rakam olarak yazmayın. Test koşulları yanına konmalıdır: ürün ve yük birimi karışımı, vardiya düzeni, pikin ne kadar sürdüğü, planlı duruşların sayılıp sayılmadığı ve kapasite ile kullanılabilirliğin nasıl hesaplandığı.

Opsiyon "sonra konuşuruz" demek değildir. Birim fiyat, miktar ve geçerlilik imzada sabitlenmeli, müşteri fiilen sipariş ettiği kadarıyla faturalanmalıdır; ödeme kilometre taşları ana sözleşmeden ayrı olarak kararlaştırılabilir.

Daha güvenli bir yol, aynı anda iki teklif vermektir: biri anahtar teslim, biri yardımcı kalemleri müşterinin aldığı. Böylece finans farkın tam olarak nerede olduğunu görür; ardından ana sözleşme artı opsiyonlar imzalanır. Tipik bir örnek: paletler, kasalar ve çelik asma kat opsiyonlara gider. Üretim alanını besleyen AGV'ler de AS/RS kapasitesini belirlemiyorsa ve araç tipi imza anında hâlâ açıksa opsiyon olabilir. Müşteri kontrolü elinde tutar ve fiyat karşılaştırması yapabilir; ana fiyatı korumak da çok daha kolaydır.

Müşteri kendi yük taşıyıcılarını alıyorsa, teknik ek palet veya kasa ölçülerini, toleranslarını ve taban tasarımını belirtmelidir. Aksi halde taşıyıcılardan kaynaklanan arızalar, arayüzden kimin sorumlu olduğu tartışmasına dönüşür.

Opsiyonları ayırmak, kılık değiştirmiş bir kapsam kesintisine dönüşmemelidir. Kapsamı daraltmak bir ihaleyi kazandırabilir, ama yalnızca kesilen şey yedeklilik veya makul olmayan bir spesifikasyonsa. Şunlar kesilemez: darboğaz elemanları, kritik tekil arıza noktalarının yedeği, güvenlik koruyucuları, arayüz rezervleri ve yedek parçalar. Yazılım tarafında dokümantasyonun, arayüz açıklamalarının, program yedeklerinin ve parametre konfigürasyonlarının teslimini kararlaştırın, gerektiğinde kaynak kod emaneti (escrow) kullanın ve fikri mülkiyetin kime ait olduğunu belirtin. Bir kalem kapsamdan her çıkarıldığında pik saat kapasitesini performans hedeflerine göre yeniden hesaplayın. Bir hedef artık karşılanamıyorsa bunu kabulde tartışmak yerine teklifte, telafi önlemiyle birlikte işaretleyin.

Aşamalı yapım: birinci aşama neleri ayırmalı

Aşamalandırmanın para kazandırıp kazandırmayacağı, birinci aşamanın neleri ayırdığına bağlıdır. Ön koşul, yerel statik, deprem ve yangın gereksinimlerine göre kontrol edilmiş, dondurulmuş bir nihai aşama tasarımıdır; idare resmî onayı aşama aşama veriyorsa her aşama yine kendi onayına ihtiyaç duyar. Bu esasla inşaat işleri ve arayüzler nihai kapasiteye göre boyutlandırılır, enerji ve lisanslar genişleme planına göre eklenir ve genişleme fiyatlandırma kuralları sabitlenir. Her aşamanın yine kendi kabulü vardır.

İnşaat işlerini bir kez yapmak en iyisidir. İkinci aşama alanındaki zemin düzlüğü ve taşıma kapasitesi birinci aşamada tamamlanır; elevatörler ve konveyörler için duvar açıklıkları ve döşeme geçişlerinin çizimleri birinci aşamada mimara ve statik mühendisine gider; sprinkler, ikinci aşamanın yangın sistemini yeniden açmaması için yerel yangın mevzuatına göre nihai yerleşim ve depolama konfigürasyonu esas alınarak tasarlanır. Dört yönlü shuttle veya kasa taşıma robotları gibi araç tabanlı konseptler daha az araçla başlayıp sonradan araç ekleyebilir. İstif vinçleri farklıdır. Raf destekli bir binada veya genişleme için açıklık ayrılmamış bir binada koridor sayısı esasen birinci aşamada sabitlenir. Bunların ikisi de geçerli değilse birinci aşama, ray temellerini ve ikinci aşama koridorlarının alanını bırakmalıdır.

Arayüzler ve kontrol sistemi de nihai tasarımı izler. Konveyörlere bağlantı noktaları konur, WCS ikinci aşama için istasyon ve ekipman numaralarını ayırır ve WMS-ERP arayüzü nihai aşamanın iş nesnelerine göre tasarlanır. Pano konumları, kablo güzergâhları ve devreler nihai aşama için ayrılır; trafolar ve şarj altyapısı birinci aşama yüküne göre boyutlandırılabilir, yükseltme yolu yazılı olarak belirtilir; PLC I/O ve switch portları yedek kapasite bırakır. Şebeke bağlantı gücünün her artırımı yerel dağıtım şirketinin onayına tabidir.

Yazılım lisansları ikinci aşamada sık rastlanan bir diğer tıkanma noktasıdır. Filo yönetimi çoğu zaman araç başına, WMS ise kullanıcı veya istasyon başına lisanslanır. Birinci aşamanın nihai aşama lisansının tamamını alması gerekmez, ama sözleşme ikinci aşama lisanslarının birim fiyatını veya hesaplama yöntemini ve ne kadar süre geçerli olduğunu belirtmeli, ayrıca arayüz dokümantasyonunun, program yedeklerinin ve konfigürasyonların teslimini şart koşmalıdır; böylece ikinci aşama ilk tedarikçiye kilitlenmez. Yalnızca teslim yeterli değildir: sözleşme düzenlenebilir proje ve kaynak dosyalarını, şifreleri, mühendislik yazılımını ve lisanslarını, geri yükleme prosedürünü ve müşterinin bunların tamamını kullanma ve değiştirme hakkını da kapsamalıdır. Bu sektörde bilinen bir tuzak: alt tedarikçiden temin edilen ekipmanın tedarikçisi kabulde programları teslim etmez ve ilk ekip dağıldığında makinenin bakımını kimse yapamaz. Bu yüzden programların ve konfigürasyonların teslimi açıkça ele alınmalıdır.

Pilot nasıl yürütülür ve pilot bedeli mahsup edilebilir mi

Pilot; ilk otomasyon projesinde, zemin veya ürün koşulları belirsizken ya da yeni bir araç tipi veya süreç söz konusu olduğunda anlamlıdır. Gerçek bir güzergâhta filo yazılımıyla çalışan tek bir otonom forklift AGV, bir konveyör bölümü, tek bir toplama istasyonu veya tedarikçinin fabrikasında bir prototip testi olabilir.

Tipik bir örnek: malzeme beslemesini ilk kez otomatikleştiren bir fabrikanın tasarımı üç AGV'ye dayanır, ama bütçe yalnızca bir pilot aracın onayına yeter. Bu yüzden pilot "yazılım artı bir AGV" olur. Başlamadan önce bir FMEA risk incelemesi yapın. Böyle bir toplantı çoğu zaman bırakma noktasında engel algılama gibi fonksiyonların aracın standart kapsamında olmadığını ve ayrıca listelenmesi gerektiğini ortaya çıkarır. Karar vermeden önce zemini kontrol etmenizi de öneriyoruz: düzlüğünü araç üreticisinin toleranslarına göre ölçtürün, ardından bir numune aracı gerçek güzergâhta çalıştırın.

Pilot sözleşmesi dört şeyi belirtmelidir: test kriterleri, test süresi, test malzemesini kimin sağlayacağı ve pilot bedeli ile mahsup koşulları. Bedel ana alımdan mahsup edilebilir; mahsup için bir geçerlilik süresi ve alım gerçekleşmezse ekipmanın ve bedelin ne olacağına dair bir kural belirtilir. Personel algılama gibi güvenlik fonksiyonları, bir risk değerlendirmesine dayanarak ISO 3691-4'e göre doğrulanmalıdır; güvenlikle ilgili kumanda fonksiyonları ISO 3691-4 kapsamında belirlenen gerekli performans seviyesini karşılamalı, ISO 13849-1'e göre tasarlanmalı ve ISO 13849-2'ye göre doğrulanmalıdır. Bunlar isteğe bağlı uygulama özellikleri değildir. Bırakma noktası doluluk algılama ve engel algılama gibi uygulama fonksiyonları ayrıca listelenir ve kabule yazılır.

Tek bir numune aracın veya tek bir hat bölümünün tüm sistemi kanıtlamasını beklemeyin. Gösterdiği şey, tekil makinenin ve sürecin çalıştığıdır. Araçlar arası trafik sıkışması veya pikte kuyruk oluşması gibi sistem düzeyindeki sorunlar pilotta görünmez; sistem kapasitesinin yine simülasyon ve hesapla gösterilmesi gerekir.

İmzadan önce netleştirilecek şartlar

Teknik netleştirme sırasında tasarımın her revizyonuyla birlikte bir revizyon takip listesi yayımlamak işe yarar. Bu kayıt önceki versiyona göre eklenenleri, çıkarılanları ve spesifikasyon değişikliklerini, maliyet etkisiyle ve her kalemin nereye ait olduğuyla (ana sözleşme, opsiyon veya müşterinin kendi kapsamı) listeler. Bu, kapsam değişiklikleri ve fiyat farkı (eskalasyon) maddesi saklı kalmak kaydıyla ana fiyattaki değişiklikleri sınırlamaya yardımcı olur; eklemelerin çoğu opsiyonlara gider ve sipariş edildikçe faturalanır, müşteri de son dakika fiyat artışlarıyla şaşırmaz. Nihai revizyon takip listesi sözleşmenin eki olur. İmzadan önceki son ayda kaydın iki üç revizyon görmesi olağan dışı değildir; eklemeler opsiyonlara gittiği sürece ana fiyat genellikle çok az oynar.

Para birimi ve geçerlilik süresinde de anlaşılmalıdır. EMMANUEL genellikle ABD doları, Avrupa projelerinde ise avro cinsinden teklif verir; bu yalnızca kendi uygulamamızdır. Müşteriler ise çoğu zaman yerel para birimiyle onay verir. Teklif para birimini, geçerlilik süresini ve fiyat farkı (eskalasyon) maddesini belirtmelidir. Onay döngüsü geçerlilik süresinden uzunsa geçerliliğin nasıl uzatılacağını önceden kararlaştırın ve ikinci aşama opsiyonlarının fiyat geçerliliğini ayrıca belirtin. Türkiye, yerleşikler arasındaki belirli sözleşmelerde döviz cinsinden veya dövize endeksli ödeme yükümlülüklerini kısıtlar; sözleşme türüne göre (mal satışı, hizmet, yazılım) ve tarafların statüsüne de bağlı istisnalar vardır. Bu yüzden sözleşmenin her bölümünün güncel resmî metne göre kontrol edilmesi gerekir (bkz. Kaynaklar). Yerel bir sözleşmede sözleşme para birimini imzadan önce yerel mali ve hukuk danışmanlarınıza teyit ettirin.

Büyük projeler genellikle montaj sırasını izleyerek partiler halinde sevk edilir; sevkiyat ödemeleri partilerle eşlenir ve her parti teslim şartını (Incoterms® kuralı) ve riskin geçtiği noktayı belirtir. Ödeme akreditifle yapılıyorsa UCP 600 Madde 31, akreditif yasaklamadıkça kısmi sevkiyatlara izin verir; yine de bunu akreditifte açıkça belirtmek daha iyidir.

Yerel montaj taşeronluğunun sınırları net olmalıdır. Boşaltmayı, malzemelerin saha içinde taşınmasını, kaldırmayı, çelik asma kat imalatını, kablo çekimini ve yangın sistemi koordinasyonunu kimin yapacağı ve yerel taşeron montajının kalitesinden müşteriye karşı kimin sorumlu olacağı sözleşmeye girer.

Sıkça sorulan sorular

Ana sözleşme ve opsiyonlara böldükten sonra tedarikçi genel performanstan hâlâ sorumlu mu? Tedarikçi, müşterinin kendi aldığı kalemlerin ana sözleşmenin teknik ekindeki spesifikasyonları karşılaması şartıyla, ana sözleşme kapsamındaki performans hedeflerinden sorumludur. Bu yüzden her opsiyonun arayüz ve spesifikasyon gereksinimleri bölme anında yazılmalıdır.

Opsiyon fiyatları sözleşme imzalandıktan sonra değişebilir mi? Sözleşmede belirtilen geçerlilik süresi içinde opsiyon birim fiyatları sabit kalmalıdır; bundan sonra fiyat farkı (eskalasyon) maddesi uygulanır. Bu yüzden her opsiyon birim fiyatını, geçerlilik süresini ve son sipariş tarihini birlikte taşımalıdır.

Pilot hedeflerini tutturamazsa pilot bedeli boşa mı gider? Bu, pilot sözleşmesine bağlıdır. Yaygın bir ifade şudur: hedefler tutturulur ve ana alım yapılırsa bedel mahsup edilir; alım olmazsa iade edilmez ya da test ekipmanı kararlaştırıldığı şekilde ele alınır. Bunların hepsi pilot başlamadan yazılmalıdır.

Paletleri ve kasaları kendimiz alırsak risk nedir? Asıl risk, ölçüleri, toleransları veya taban tasarımı ekipmanla uyuşmayan taşıyıcıların konveyörde sıkışıp arızaya yol açmasıdır. Kendiniz alıyorsanız taşıyıcı spesifikasyonunu ana sözleşmenin teknik ekine koyun ve teslimatları gelişte numune alarak kontrol edin.

Örnek vakalar tipik durumlardır; deneyim değerleri ekibimizin geçmiş projelerinden gelir ve yalnızca ilk yol göstericidir. Her proje kendi verisiyle hesaplanır.

Kaynaklar

• ISO 3691-4:2023, Industrial trucks: Safety requirements and verification, Part 4: Driverless industrial trucks and their systems: https://www.iso.org/standard/83545.html
• ISO 13849-1:2023, Safety of machinery: Safety-related parts of control systems, Part 1: General principles for design: https://www.iso.org/standard/73481.html
• ISO 13849-2:2012, Safety of machinery: Safety-related parts of control systems, Part 2: Validation: https://www.iso.org/standard/53640.html
• Resmî Gazete, 13 Eylül 2018, Türk Parası Kıymetini Koruma Hakkında 32 Sayılı Kararda Değişiklik Yapılmasına Dair Karar (Cumhurbaşkanı Kararı Sayı: 85): https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2018/09/20180913-7.pdf
• Resmî Gazete, 6 Mart 2025, Türk Parası Kıymetini Koruma Hakkında 32 Sayılı Karara İlişkin Tebliğ (Tebliğ No: 2008-32/34)'de Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Tebliğ No: 2025-32/72): https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2025/03/20250306-6.htm
• Milletlerarası Ticaret Odası (ICC), Incoterms® 2020 kuralları: https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/
• Milletlerarası Ticaret Odası (ICC), DC Insight soru ve cevapları, kısmi kullanımlar ve kısmi sevkiyatlara ilişkin UCP 600 Madde 31: https://library.iccwbo.org/content/tfb/dcinsight/DCI_Vol15n1_QueriesAndResponses.htm

EMMANUEL Teknik Ekibi. İkinci bir göz isterseniz yerleşim planınızı, pik saat değerlerinizi ve şirket içi onay adımlarınızı iletişim formu üzerinden gönderin; ana sözleşmenin nasıl bölüneceğini, opsiyonların nasıl listeleneceğini ve yapımın nasıl aşamalandırılacağını projenizin verileriyle birlikte ele alalım.